WBS & diagramme de Gantt,
créés là, comme application.

La première vue, c'est le temps

Quand commence-t-elle, quand se termine-t-elle ? Que faut-il finir avant de pouvoir la commencer ? Ce qu'un diagramme de Gantt montre, c'est une coupe parmi d'autres, faite selon l'axe du temps.

• Poser le déroulé tel que vous l'imaginez Vous ne saisissez pas des dates de début et de fin pour ensuite construire un tableau. Tirez l'extrémité d'une barre et la durée est fixée ; attrapez-la au milieu et tout le planning se déplace. L'ordre que vous avez en tête se pose directement, à la main.
• Structurer un gros chantier Une tâche peut en contenir d'autres. La profondeur n'est pas limitée : la structure réelle du travail entre telle quelle. La durée et l'avancement d'une tâche parente se calculent à partir de ses sous-tâches, rien n'est à reprendre au-dessus après le découpage.
• Tracer les liens dans le temps Reliez deux tâches par un trait et leur ordre est enregistré comme une dépendance temporelle. Activez la planification automatique : tout ce qui suit une étape retardée se décale avec elle. Plus besoin de refaire tout le planning à chaque modification.

La vue suivante, c'est l'état

Même à 90 % d'avancement, une tâche ne progresse pas forcément comme prévu. Que se passe-t-il maintenant, et où est-elle bloquée ? Le tableau Kanban montre ce que l'axe du temps ne révèle pas : où en est réellement le travail.

• Voir d'un coup d'œil où en est le travail Classez les tâches selon leur état réel : « En cours », « En attente de validation », etc. Les colonnes où le travail s'arrête révèlent les blocages qu'un pourcentage d'avancement ne montre pas.
• Créer un workflow pour le travail récurrent Enregistrez les ToDo à effectuer à chaque étape. Lorsqu'une carte entre dans la colonne, les mêmes ToDo s'ajoutent automatiquement : le tableau devient un workflow réutilisable.
• Mettre à jour l'état et l'avancement ensemble Déplacez une carte et son état se reflète aussi dans le diagramme de Gantt. Reliez les ToDo à l'avancement : travailler depuis le Kanban suffit alors à tenir le planning à jour.

Version gratuite Pro nécessaire pour en créer un nouveau (les existants restent modifiables)

Vient ensuite le contexte

Les dates, l'avancement et l'état ne suffisent pas à comprendre un travail difficile. Pourquoi cette décision ? Qu'a-t-on recherché, et jusqu'où a-t-on poussé la réflexion ? Ajoutez directement à la tâche le contexte que les chiffres et les champs ne peuvent pas conserver.

• Garder ses réflexions avec la tâche Plus besoin de créer ni de nommer un document séparé. Consignez vos recherches et les raisons d'une décision directement sur la tâche concernée.
• Organiser ses idées dans une note structurée Les relations parent-enfant du diagramme de Gantt deviennent les titres de la note. Sans recréer de titres ni de plan, suivez les tâches et écrivez chaque contenu à sa place.
• Rechercher dans tout ce que vous avez écrit Même sans savoir sur quelle tâche se trouve une information, recherchez dans tous les textes à la fois. À mesure que les notes s'accumulent, les mots dont vous vous souvenez vous ramènent au contenu recherché.

Décider par quoi commencer avec deux axes

Quand la priorité se limite à « Haute », « Moyenne » ou « Basse », toutes les tâches finissent facilement en « Haute ». Est-ce urgent, et est-ce vraiment important ? Séparer ces deux questions fait apparaître les différences entre les tâches.

• Positionner selon l'urgence × l'importance Évaluez l'urgence et l'importance de chaque tâche, puis placez-la sur le plan. Au lieu de confondre « urgent » et « important », conservez ces deux jugements dans une même position.
• Comparer les tâches par leur position Un score de priorité est calculé automatiquement à partir de la position. Au lieu de tout déclarer prioritaire, comparez les emplacements pour décider par quoi commencer.
• Ne pas perdre de vue l'important non urgent Le travail qui disparaît dans un tri par échéance reste visible dans la zone « important mais non urgent ». Même lorsque les urgences du moment prennent le dessus, vous gardez en vue ce qui est sans cesse repoussé.

Enfin, voir l'ensemble sur un même espace

Les tâches qui portent désormais dates, état, contexte et priorité s'étalent enfin sur un seul espace libre. Au lieu de tout aligner sur une grille, déplacez les tâches, tracez les relations et ajoutez les synthèses nécessaires. Ce tableau blanc permet de saisir l'ensemble par les positions et les liens.

• Dessiner librement la vue d'ensemble Placez où vous voulez non seulement les tâches, mais aussi des formes, du texte et des pense-bêtes. Ajoutez des cadres et des lignes pour représenter sur un même espace les groupes et les flux qu'un tableau ne révèle pas.
• Placer des tâches qui restent à jour Placez aussi sur cet espace les mêmes tâches que dans les autres vues. Les changements d'avancement, d'échéance et de responsable s'y reflètent automatiquement : rien à recoller ni à réécrire.
• Relier les tâches que vous voulez agréger Reliez par des flèches les tâches à un petit panneau de synthèse (widget) qui affiche l'avancement et d'autres totaux. Seules les tâches reliées sont agrégées : vous obtenez les chiffres du groupe de travail voulu pour guider la prochaine décision.

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