工程表を作るはずが、Excelのセルを塗っている

「工程表は、Excelでお願いします」「WBSも、Excelで提出してください」取引先からの一言。日付を並べ、罫線を引き、番号を振り、セルを一つずつ塗っていく。工程のことはまだ何も考えていないのに、気づけば夕方になっている。できあがった表は、小さな画面には収まらない。顔を近づけ、眉間にしわを寄せて、細かな文字を一行ずつ追う。

関数を覚えれば、少しは楽になるかもしれません。でも、欲しいのはExcelの知識ではなく、提出できる工程表です。

工程表アプリのPlotoなら、関数も罫線引も覚える必要はありません。タスクを入れれば見やすいバーが引かれ、矢印でつなげば日程が自動で調整されます。細かくて見づらいときは、行を大きく表示したり、ctrl+スクロールで時間軸を拡大できます。

作った工程表は .xlsx で出力。ガントチャートもExcel出力も無料で、期限はありません。提出先が工程表やWBSをExcelで求めていても、そのまま渡せます。

作ってからExcelに出すまで

  1. Plotoを入れる
    WindowsのMicrosoft Storeから無料で入手します。
  2. 工程を入力する
    ＋ボタンでタスクを追加しましょう。出現したバーをドラッグして調整すれば日程が決まります。
    また、今あるExcelの工程表から始めることもできます（後述）。
  3. 矢印でつなぐ
    バーの端の丸いドットを、次の工程へドラッグします。これで前後関係が決まります。
  4. Excelに出力する
    「ファイル」メニューの「WBS出力（Excel）」を開き、内容を確認して「エクスポート」を押します。

Excelなら、日付を順に書き直して、セルを塗り直す場面です。Plotoではバーを1本動かして、もう一度出力するだけで済みます。

WBSのExcel提出にも、そのまま使える

工程を親子の階層に分けておくと、出力するExcelに 1.1、1.2 のようなWBS番号が付きます。階層の深さに制限はありません。

出力の画面では、右側のプレビューを見ながら次の項目を変えられます。この設定も、すべて無料です。

  • レイアウト： 俯瞰向けの「ロードマップ」、階層や担当まで示す「詳細WBS」、罫線を強調した「フォーマルWBS」
  • 列： 出す列を選び、順番と見出しの名前を変更
  • 色： バーの配色、見出しの色、フォントと文字サイズ
  • 休日： 土曜、日曜、祝日の色分け
  • 対象： 提出するタスクだけを選択

選ばなかった列と、社内向けのメモやToDoは出力されません。設定は保存できるので、毎月の提出でも同じ形式で出し直せます。

出力されるのは通常の .xlsx ファイルで、バーはセルの塗りです。Excelで開いて確認も印刷もできます。日程が変わったときはPlotoで直して、出力し直すだけ。

今あるExcelの工程表やWBSも、そのまま持ち込める

作りかけの工程表やWBSがExcelにある場合は、起動画面の「Excelから取り込む」で .xlsx ファイルを選びます。

読み取るのは工程名、開始日、終了日または日数、担当者、進捗などの列です。1.1、1.2 のようなWBS番号があれば、階層も復元します。列はプレビューで確認でき、自動で判別できなかった列はその場で指定し直せます。バーは日付の列から描き直されるので、手で塗ったセルの色は気にしなくて大丈夫です。

無料でできること、できないこと

無料 Pro（買い切り）
ガントチャート（自動スケジュール、階層は無制限） ○ ○
Excelの取り込みと出力（設定を含む） ○ ○
祝日の手動登録 ○ ○
PDF出力 標準の設定で出力 細かい設定も可能
国の祝日の一括取り込み − ○
稼働日を基準にした期間の計算 − ○
カンバンボード、ノートなどのガント以外のビューの作成 − ○

Excelで提出する工程表やWBSを作るだけなら、無料の範囲で完結します。価格はトップページの料金をご覧ください。

Plotoが向かない場合

  • Windows以外で使う： Macやスマートフォンのアプリはありません。
  • 複数人で同時に編集する： データはPCの中のファイルに保存します。同時編集には、クラウド型のツールが向いています。
  • 会社のPCにアプリを入れられない： この場合は、Excelで作り続けることになります。

次に予定が変わったら

基礎工事が3日延びても、バーを1本動かして、もう一度出力するだけです。塗り直す色は、もうありません。

まずは手元のExcelを取り込んで、工程を何本かつなぎ、バーを動かしてみてください。操作の詳細はガントチャートのマニュアルにあります。